在构建大型会议室型的高清晰视频会议系统时，配备专用的会议电视设备机房（又称会议控制室）十分关键。该机房用于安置会议设备、视音频设备、传输接口设备以及控制设备等核心组件，是整个视频会议系统稳定运行的 “中枢神经”。为方便工作人员实时观察会议室的实际情况，会议机房最佳选址是建在会议室隔壁，并在两者间隔墙上设置观察窗，实现无缝对接与高效监控。那么，究竟该如何科学合理地布置视频会议系统机房呢？
一、依据规模确定机房大小
机房面积需根据设备数量以及会场重要程度来精准规划。对于非主会场单位，机房面积通常在 20 平方米左右较为适宜，同时顶棚板高度应保证在 3 米以上。这样的空间设定，既能满足设备安置需求，又能为设备运行提供良好的散热空间。而主会场单位由于承担着更为关键的调度与指挥职责，所需设备更多、功能更复杂，会议机房面积一般要有 30 至 40 平方米。考虑到主会场机房往往设有用于监视各分会场图像的多画面电视墙，为保证视觉效果与设备安装空间，顶棚板高度需提升至 4 米以上。
二、合理规划设备布局
- 主会场机房设备布局：主会场机房内一般放置 4 类设备。第一类是会议设备、传输接口设备及无需实时控制的视音频设备，它们通常被整齐安置在 19 英寸标准机柜或机架上，便于统一管理与维护。第二类是电视墙，用于显示各分会场图像以及主会场的各类视频源，一般靠墙放置，确保操作人员能清晰查看各会场动态。第三类是操作台，上面摆放着会议控制设备和视音频设备控制器，其位置设置在电视墙前方，方便操作人员在观察电视墙画面的同时，灵活操作控制设备。第四类则是 UPS 电源部分，为整个机房设备提供不间断电源保障，确保在突发停电情况下，系统仍能稳定运行一段时间。
- 非主会场机房设备布局：非主会场单位因设备相对较少，布局相对简洁。仅保留操作台及 UPS 电源部分。会议设备等被放置在操作台下方，用于监视远端图像和本地视频源的监视器则安置在操作台上前方显眼位置，方便工作人员随时查看。
三、遵循规范保障维护空间
机房设备布置时，需严格保证适当的维护距离。机面与墙的净距离不应小于 150 厘米，以便工作人员在设备前方进行操作与维护；机背和机侧（在需要维护时）与墙的净距离不应小于 100 厘米，确保设备背面与侧面有足够空间用于散热及检修。
四、注重环境设施建设
- 地板与走线：机房应铺设防火防静电地板，地板下方设置走线槽，用于集中铺设传输线、视音频线、控制线及电源线等各类线缆。特别要注意的是，电源线需与其他信号线分开走线，避免电源信号干扰其他线路正常传输。
- 通风与温湿度：集中放置设备的机柜内必须做好通风、散热措施，以保障设备稳定运行。机房温度要求控制在 18 至 25℃之间，相对湿度维持在 60% 至 80%，为设备营造理想的运行环境。
- 空气与照明：保持机房内空气新鲜至关重要，每人每小时的换气量不小于 180 立方米，室内空调气体流速不宜大于 1.5 米 / 秒。设备和操作台区域光线要充足且均匀，宜采用日光灯照明。在安全消防方面，必须配备通信设备专用的灭火器，以应对可能出现的火灾隐患。此外，控制室的机架设备区平均照度不低于 100 勒克斯，垂直工作面计算距地高度为 1.2 米，确保工作人员在良好的光照条件下开展工作 。
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